Zwischeninspektionen: Kosten für die Rückgabe von gemieteten Fahrzeugen unter Kontrolle bringen

Wie kann man durch ein optimiertes Fuhrparkmanagement Kosten für die Rückgabe von Mietfahrzeugen vermeiden?

Trotz der sich wandelnden beruflichen Mobilitätsmuster bleibt das Auto eines der wichtigsten Transportmittel für Mitarbeiter. Langfristige Vermietung (LLD) wird von Unternehmen immer noch weitgehend für den Aufbau ihres Fuhrparks für Dienst- und Geschäftsfahrzeuge genutzt. Die Kosten für die Rückgabe am Ende der Vertragslaufzeit belasten jedoch häufig die Verwaltung dieser Flotten.

Die Kosten für die Rückgabe können sich auf 2.000 bis 3.000 Euro pro Fahrzeug belaufen, insbesondere wenn kein Einblick in den tatsächlichen Zustand der Fahrzeuge besteht. Stöße, Kratzer und Schrammen werden oft übersehen, so dass die Flottenmanager bei der Rückgabe unvorbereitet sind.

Wie können Sie diese unerwarteten Rückgabekosten vermeiden? Hier ist ein Ansatz in vier Schritten, um die Kosten für das Flottenmanagement unter Kontrolle zu halten und die Kosten für die Rückgabe von Fahrzeugen zu begrenzen.

Étape 1 : Sensibiliser les conducteurs à l’importance de la communication

Fahrzeuge werden in der Regel über 36, 48 oder sogar 60 Monate gemietet. In solchen Zeiträumen ist es nicht ungewöhnlich, dass es zu verschiedenen Beschädigungen und Abnutzungserscheinungen kommt.

Doch allzu oft vergessen die Fahrer absichtlich oder unabsichtlich, den Schaden dem Flottenmanager zu melden, der dann völlig blind ist.

Die erste Antwort auf diese schwierige Frage liegt also in den Händen der Fahrer. Sie müssen über die Folgen dieses Informationsmangels aufgeklärt und dazu ermutigt werden, mehr mit dem Flottenmanager zu kommunizieren.

 Ja, aber nicht nur!

Étape 2 : Utiliser un outil de gestion de flotte pour faciliter la communication 

Außerdem sollte ihnen ein Instrument zur Verfügung gestellt werden, das ihnen die Kommunikation mit dem Verwalter mit dem Flottenmanager erleichtert. Diese Schlüsselinformationen sind für die Antizipation von entscheidender Bedeutung.

Dies ist zum Beispiel der Vorschlag Optimum, seit 2006 europäischer Spezialist für vernetzte Fahrzeuge. Die FlottenmanagementlösungDas System besteht aus einer webbasierten (SaaS) Verwaltungsplattform und einer mobilen Anwendung, die als Schnittstelle zwischen dem Flottenmanager und den Fahrern fungiert. 

Das von Optimum Automotive entwickelte Modul "Schadensmanagement" ermöglicht den Fahrern : 

1 - Einen Schadensfall zu melden (Ort, Datum, Uhrzeit, Umstände, Fotos des Schadens...) 

2 - Regelmäßige Bestandsaufnahmen ihres Fahrzeugs durchzuführen:  

• Häufigkeit: wird vom Flottenmanager festgelegt  
• Benachrichtigungen, in denen die Fahrer/innen aufgefordert werden, eine vollständige Bestandsaufnahme ihres Fahrzeugs nach einem vorgegebenen Schema durchzuführen.  

Die Fahrer/innen folgen einem "Fotoreportage-Szenario", das 18 erforderliche Kontrollpunkte enthält. Die Anzahl der Fotos ist unbegrenzt :

• Karosserieteile
• Fahrzeuginnenraum
• die Reifen

Étape 3 : Solliciter l’expertise automobile pour une analyse approfondie

Je nach Größe der Flotte kann die sorgfältige Prüfung dieser Fotos einen erheblichen Zeitaufwand erfordern.

Um diese Last zu erleichtern, Optimum wendet sich an ein Team von Experten, die auf die Instandsetzung von Fahrzeugen spezialisiert sind. Diese werden dann die festgestellten Schäden genau analysieren. Sie berechnen den Betrag der Reparaturen, die notwendig sind, um das Fahrzeug in einem einwandfreien Zustand zu erhalten.

Étape 4 : Anticiper plutôt que subir : Une restitution sereine

Muni de ces précieuses informations, tout au long du cycle d’exploitation des véhicules (photos des dégâts, devis de remise en état), le gestionnaire de flotte est alors en mesure de faire des choix éclairés : restitution en l’état, réparations avec ou sans recours à l’assurance…

Lorsque que l’heure de la restitution sonne, le gestionnaire de flotte est alors serein. Il sait que les véhicules restitués sont conformes au contrat de location initial et que, aucun frais de restitution ne pourra lui être facturé !

Optimierung des Fuhrparkmanagements für eine umfassende Kostenkontrolle

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Werkzeuge der nächsten Generation den Informationsfluss zwischen Fahrern und Fuhrparkmanagern verflüssigen. Sie erhalten einen perfekten Einblick in den tatsächlichen Zustand des Fuhrparks.

De plus, l’accompagnement d’experts en automobile, permet d’anticiper les frais de réparation à moindre coût. Il permet également de supprimer les frais de restitution pour une meilleure maîtrise du TCO de la flotte. Au-delà des aspects économiques, le contrôle régulier des véhicules permet également de préserver « l’image de marque » (cf. véhicules floqués), la marque employeur (cf. attractivité des avantages mis à disposition des collaborateurs), mais aussi de prévenir le risque routier (cf. contrôle de l’usure des pneumatiques). Comme tout le monde le sait, un véhicule bien entretenu est plus « secure » qu’un véhicule laissé à l’abandon.