Gestión de misiones: ¿cómo racionalizar y optimizar la gestión de las actividades sobre el terreno?
La gestión de las operaciones sobre el terreno puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza sin las herramientas adecuadas: horarios complejos, pérdida de tiempo organizando rondas, falta de visibilidad sobre el progreso de las asignaciones, etc. Para ser más eficiente, es esencial adoptar una solución digital que le permita automatizar, supervisar y optimizar los movimientos y las operaciones de sus equipos. Descubra cómo una gestión inteligente de las misiones puede transformar y desarrollar su empresa.
¿Qué es la gestión de misiones?
La gestión de misiones es un proceso de planificación, asignación, seguimiento y optimización del trabajo de los agentes sobre el terreno. Gracias a una plataforma específica, las empresas pueden centralizar la creación de misiones, optimizar su asignación y supervisar su progreso a distancia en tiempo real.
Por ejemplo, la gestión de misiones puede ser útil en sectores que requieren una intervención regular y/o rápida, como el reparto, los servicios de asistencia en carretera, etc.
Racionalizar y optimizar la gestión de las misiones sobre el terreno mediante una herramienta digital
En primer lugar, la plataforma Optimum permite estructurar las intervenciones.
El director de operaciones diseña sus formularios digitales de asignación integrando la información que desea recopilar de su agente y del cliente: contenido de la asignación, fotos, firma del cliente, etc. La plataforma ofrece distintos tipos de campos personalizables para que el agente los rellene.
- El gestor crea misiones o rondas puntuales o recurrentes, y les asigna un agente. Éstas pueden modificarse en unos pocos clics, lo que garantiza una organización rápida y fluida.
- La optimización automática de las rutas minimiza las distancias y, por tanto, los kilómetros recorridos. Esta optimización favorece una mejor organización de los horarios al reducir los desvíos innecesarios y los costes adicionales de combustible.
En caso de cambio de última hora, la planificación puede reajustarse en tiempo real, gracias sobre todo a la "búsqueda de proximidad". Esta función permite localizar al agente más cercano y reasignar el trabajo.
- En cuanto se crean (o modifican), las misiones se envían automáticamente al smartphone del agente que las gestionará.
Cada cambio en el estado de la operación es supervisado en tiempo real por el director de operaciones.
- Una vez completada la misión, el agente rellena el informe en su smartphone.
Estos informes están disponibles en tiempo real en la plataforma para los supervisores, lo que garantiza una trazabilidad total y simplifica los procedimientos administrativos. La firma desmaterializada del cliente también acelera el proceso de facturación de la empresa.
Aumentar la productividad y mejorar la satisfacción del cliente
Gracias al servicio de "gestión de misiones", cada día es más eficiente y productivo. La planificación es fluida y flexible, y los trayectos se optimizan para reducir los costes de combustible.
Los gestores tienen una visión en tiempo real del trabajo en curso, con un estado preciso para cada tarea (no iniciada, en curso, completada). Si un agente no sigue el orden establecido o se retrasa, se envía una alerta. Esta transparencia le permite reaccionar con rapidez y evitar cuellos de botella operativos.
En conclusión, adoptar una solución de gestión de misiones como la de Optimum es un activo considerable para las empresas que desean optimizar sus operaciones sobre el terreno.
Al mejorar la organización de los horarios, la coordinación de los equipos y la comunicación en tiempo real, esta herramienta no sólo aumenta la eficacia, sino que también reduce los costes y mejora el servicio al cliente. Una organización optimizada aumenta el número de operaciones realizadas al día, mejora la capacidad de reacción de los equipos y aumenta la productividad global y la satisfacción de los clientes.