Ispezioni intermedie: controllo dei costi di restituzione dei veicoli in leasing

Comment éviter les frais de restitution des véhicules de location grâce à une gestion optimisée de la flotte automobile ?

Malgré l’évolution des modes de mobilité professionnelle, le véhicule reste l’un des moyens de transport principaux pour les collaborateurs. La location longue durée (LLD) est encore largement adoptée par les entreprises pour constituer leur flotte automobile pour les véhicules de fonction ou de service. Cependant, les frais de restitution en fin de contrat viennent souvent alourdir la gestion de ces flottes.

Les frais de restitution peuvent atteindre 2 000 à 3 000 euros par véhicule, surtout lorsqu’il n’y a pas de visibilité sur l’état réel des véhicules. Chocs, rayures, éraflures sont souvent ignorés, laissant les gestionnaires de flotte pris au dépourvu au moment de la restitution.

Comment éviter ces frais de restitution imprévus ? Voici une approche en quatre étapes pour maîtriser les coûts de gestion de flotte et limiter les frais de remise en état.

Étape 1 : Sensibiliser les conducteurs à l’importance de la communication

Les véhicules se louent généralement sur 36, 48, voire 60 mois. Sur de telles périodes, il n’est pas anormal d’observer des dégradations diverses et de l’usure.

Pourtant, trop souvent, les conducteurs oublient, volontairement ou non, de déclarer les dommages au gestionnaire de flotte, qui se trouve alors en situation de cécité totale.

La première réponse à cette épineuse question, se trouve donc entre les mains des conducteurs. Il convient alors de les sensibiliser aux conséquences de cette carence d’information et de les encourager à davantage communiquer avec le gestionnaire de flotte.

 Oui, mais pas que… !

Étape 2 : Utiliser un outil de gestion de flotte pour faciliter la communication 

Il convient également de leur mettre à disposition un outil qui leur facilite la communication avec le gestionnaire avec le gestionnaire de flotte. Ces informations clés sont essentielles à l’anticipation.

C’est par exemple ce que propose Ottimale, spécialiste européen du véhicule connecté depuis 2006. La solution de gestion de flotte, se compose en effet, d’une plateforme Web (SaaS) de gestion et d’une application mobile (assurant l’interface entre le gestionnaire de flotte et les conducteurs). 

Le module de « Gestion des sinistres » développé par Optimum Automotive, permet aux conducteurs : 

1 – De déclarer un sinistre (lieu, date, heure, circonstances, photos des dégâts…) 

2 – De réaliser des états des lieux réguliers de leur véhicule :  

• Fréquence : définie par le gestionnaire de flotte  
• Notifications invitant les conducteurs à réaliser un état des lieux complet de leur véhicule selon un canevas prédéfini.  

Les conducteurs suivent un « scénario de reportage photos » qui comporte 18 points de contrôle requis. Le nombre de photos est illimité :

• éléments de carrosserie
• intérieur du véhicule
• les pneumatiques

Étape 3 : Solliciter l’expertise automobile pour une analyse approfondie

En fonction de la taille de la flotte, l’examen minutieux de ces photos peut nécessiter un investissement de temps significatif.

Pour alléger cette charge, Ottimale fait appel à une équipe d’experts spécialisée dans la remise en état des véhicules. Ces derniers vont alors analyser en détails les dégâts identifiés. Il vont chiffrer le montant des réparations nécessaires afin de maintenir le véhicule dans un état de conformité irréprochable.

Étape 4 : Anticiper plutôt que subir : Une restitution sereine

Muni de ces précieuses informations, tout au long du cycle d’exploitation des véhicules (photos des dégâts, devis de remise en état), le gestionnaire de flotte est alors en mesure de faire des choix éclairés : restitution en l’état, réparations avec ou sans recours à l’assurance…

Lorsque que l’heure de la restitution sonne, le gestionnaire de flotte est alors serein. Il sait que les véhicules restitués sont conformes au contrat de location initial et que, aucun frais de restitution ne pourra lui être facturé !

Optimiser la gestion de la flotte automobile pour un contrôle total des coûts

En conclusion, les outils de nouvelle génération permettent de fluidifier les flux d’information entre les conducteurs et les gestionnaires de flotte. Ils bénéficient d’une parfaite visibilité sur l’état réel du parc automobile.

De plus, l’accompagnement d’experts en automobile, permet d’anticiper les frais de réparation à moindre coût. Il permet également de supprimer les frais de restitution pour une meilleure maîtrise du TCO de la flotte. Au-delà des aspects économiques, le contrôle régulier des véhicules permet également de préserver « l’image de marque » (cf. véhicules floqués), la marque employeur (cf. attractivité des avantages mis à disposition des collaborateurs), mais aussi de prévenir le risque routier (cf. contrôle de l’usure des pneumatiques). Comme tout le monde le sait, un véhicule bien entretenu est plus « secure » qu’un véhicule laissé à l’abandon.