Gestão de missões: como racionalizar e otimizar a gestão das actividades no terreno?
A gestão das operações no terreno pode rapidamente tornar-se uma dor de cabeça sem as ferramentas adequadas: horários complexos, perda de tempo na organização de rondas, falta de visibilidade sobre a evolução das missões, etc. Para se tornar mais eficiente, é essencial adotar uma solução digital que lhe permita automatizar, acompanhar e otimizar as deslocações e as operações das suas equipas. Descubra como a gestão inteligente das missões pode transformar e desenvolver a sua atividade.
O que é a gestão de missões?
A gestão de missões é um processo de planeamento, atribuição, monitorização e otimização do trabalho dos agentes no terreno. Utilizando uma plataforma dedicada, as empresas podem centralizar a criação de missões, otimizar a sua atribuição e acompanhar o seu progresso à distância e em tempo real.
Por exemplo, a gestão de missões pode ser útil em sectores que exijam uma intervenção regular e/ou rápida, como os serviços de distribuição, os serviços de assistência, etc.
Racionalizar e otimizar a gestão das missões no terreno através de uma ferramenta digital
Antes de mais, a plataforma Optimum permite estruturar as intervenções.
O gestor de operações concebe os seus formulários de atribuição digital integrando as informações que pretende recolher junto do seu agente e do cliente: conteúdo da atribuição, fotografias, assinatura do cliente, etc. A plataforma oferece diferentes tipos de campos personalizáveis para o agente preencher.
- O gestor cria missões ou rondas pontuais ou recorrentes e atribui-lhes um agente. Estas podem ser modificadas com apenas alguns cliques, garantindo uma organização rápida e fluida.
- A otimização automática das rotas minimiza as distâncias e, consequentemente, os quilómetros percorridos. Esta otimização favorece uma melhor organização dos horários, reduzindo os desvios desnecessários e os custos adicionais de combustível.
Em caso de alteração de última hora, o horário pode ser reajustado em tempo real, nomeadamente graças à "pesquisa de proximidade". Esta funcionalidade permite-lhe localizar o agente mais próximo e reatribuir o trabalho.
- Assim que são criadas (ou modificadas), as missões são automaticamente enviadas para o smartphone do agente que as vai gerir.
Todas as alterações no estado da operação são monitorizadas em tempo real pelo gestor de operações.
- Uma vez concluída a missão, o agente preenche o relatório no seu smartphone.
Estes relatórios estão disponíveis em tempo real na plataforma para os supervisores, assegurando uma rastreabilidade total e simplificando os procedimentos administrativos. A assinatura desmaterializada do cliente acelera igualmente o processo de faturação da empresa.
Aumentar a produtividade e melhorar a satisfação do cliente
Graças ao serviço de "gestão de missão", cada dia torna-se mais eficaz e produtivo. O planeamento é fluido e flexível, e as viagens são optimizadas para reduzir os custos de combustível.
Os gestores têm uma visão em tempo real do trabalho em curso, com um estado preciso para cada tarefa (não iniciada, em curso, concluída). Se um agente não seguir a ordem estabelecida ou se atrasar, é enviado um alerta. Esta transparência permite-lhe reagir rapidamente e evitar estrangulamentos operacionais.
Em conclusão, a adoção de uma solução de gestão de missão como a da Optimum é um trunfo considerável para as empresas que desejam otimizar as suas operações no terreno.
Ao melhorar a organização dos horários, a coordenação das equipas e a comunicação em tempo real, esta ferramenta não só permite uma maior eficiência, como também reduz os custos e melhora o serviço ao cliente. Uma organização optimizada aumenta o número de operações realizadas por dia, melhora a capacidade de resposta das equipas e aumenta a produtividade global e a satisfação dos clientes.