Sinistros automóveis e gestão de danos: a nova fonte de poupança para as frotas.

Quando se trata de gestão de frotas de veículos, cada euro conta! Em muitas empresas, o custo total de propriedade (TCO) é frequentemente o segundo maior custo depois dos salários. Entre os vários componentes do TCO, os sinistros e os danos nos veículos têm um impacto negativo. Para além dos custos de reparação, existem muitos custos ocultos que são frequentemente subestimados. Neste artigo, analisamos os diferentes impactos dos sinistros e dos danos nos veículos e as várias formas de os otimizar.

Os custos ocultos dos sinistros automóveis e dos danos :

Infelizmente, é esse o caso: os veículos da empresa sofrem danos de vários graus de gravidade ao longo da sua vida útil. Acidentes ou simples arranhões, estes acontecimentos podem, em última análise, ter um impacto importante no custo total da frota.

Por detrás dos custos de reparação e de renovação, existem frequentemente outros tipos de custos que se acumulam, muitas vezes não reconhecidos.

Em primeiro lugar, vamos assumir que o gestor de frotas tem conhecimento dos sinistros e danos, ou seja, que foram comunicados pelo condutor. Com pleno conhecimento das causas, o gestor de frota pode decidir tomar medidas para remediar a situação. Esta ação pode envolver a apresentação de uma declaração à companhia de seguros, a realização de trabalhos de reparação ou a disponibilização de um veículo de substituição. Consoante as medidas tomadas, podem acumular-se vários custos.

Tempo de inatividade :
Um veículo fora de serviço para reparação representa, acima de tudo, uma potencial perda de receitas. Uma empresa de assistência ao domicílio não poderia efetuar o seu trabalho e, por conseguinte, não poderia faturar aos seus clientes. Evidentemente, alguns contratos de aluguer ou de seguro prevêem a disponibilização de veículos de substituição para este tipo de evento. Este serviço aumenta geralmente o preço do aluguer.
Outra solução é o aluguer temporário de um veículo de substituição. Mas também isto tem um custo.

Aumento dos prémios de seguro :
Os sinistros automóveis conduzem geralmente a um aumento dos prémios de seguro. Estes aumentos de prémios não se referem apenas aos veículos envolvidos em acidentes, mas são geralmente aplicados a todos os veículos da frota para os próximos meses e anos.

Perda de produtividade :
Os acidentes levam muitas vezes a atrasos nas entregas. Mas também levam a faltas a compromissos e outros problemas que podem comprometer a produtividade da empresa como um todo.

Depreciação de veículos :

Mesmo após as reparações, um veículo danificado pode desvalorizar-se mais rapidamente do que os outros veículos da frota, reduzindo o seu valor de revenda.

Vejamos agora uma outra hipótese, infelizmente bastante comum: a pequena perda ou dano desconhecido pelo gestor de frota. Eis um exemplo tão banal, mas tão recorrente e tão carregado de consequências. O condutor sai do parque de estacionamento de um cliente e choca inadvertidamente contra o portão. Saiu do veículo e reparou numa ligeira amolgadela no guarda-lamas dianteiro direito e em riscos na pintura. Decide que os danos são pequenos e não graves (ou tem medo de ser repreendido pela direção). Afinal, não há nada que impeça o veículo de funcionar corretamente e não se trata do seu veículo pessoal! Por isso, decide manter este acontecimento (e outros semelhantes, de certeza) em segredo. Como diz o ditado, "ninguém viu, ninguém sabia"! Sim... até ao dia em que o veículo chega ao fim do seu contrato e tem de ser devolvido à empresa de aluguer.

Um belo dia, o gestor de frota informa o condutor que o veículo deve ser devolvido no prazo de 15 dias. Ai! É demasiado tarde para o condutor voltar atrás e informar o gestor dos danos causados nos últimos 36 ou 48 meses. Também é demasiado tarde para dizer "mea culpa" e esperar que o veículo seja reparado dentro do prazo.

O que é que acontece depois?
O inventário dos equipamentos efectuado pela empresa de aluguer evidencia todos os danos sofridos pelo veículo e, em conformidade com o contrato de aluguer inicial, gera uma fatura inesperada para o gestor de frota. Se o custo da reparação for inferior a 1 000 euros, não entre em pânico, está tudo bem.
Mas, como já deve ter percebido, muitas vezes a fatura das despesas de reintegração de posse ultrapassa os 2.000 euros, ou mesmo 3.000 euros, ou muito mais. O gestor vê-se então confrontado com um facto consumado e só pode concluir que se trata de uma despesa pesada e imprevista.

Áreas de otimização

A melhor forma de evitar este tipo de situações é, acima de tudo, a prevenção. É de salientar que a prevenção de riscos (entre os quais o risco rodoviário) é uma obrigação legal dos administradores de empresas.

Identificar os comportamentos de risco:
A telemática a bordo permite analisar continuamente o comportamento de condução de cada condutor. No caso da plataforma de gestão de frotas da Optimum Automotive, são analisados vários critérios: curvas, travagens e acelerações. Os algoritmos processam estes eventos de condução para estabelecer uma pontuação, conhecida como "pontuação eco-index", para cada condutor. Isto significa que os bons condutores podem ser recompensados e os condutores menos bons podem ser identificados e alvo de medidas específicas.

Treino e estimulação
Infelizmente, é impossível mudar o comportamento de condução de um dia para o outro. Para alguns condutores, será necessário iniciar um processo de formação: cursos de e-learning, cursos em pista com um formador profissional. Podem ser previstas várias fórmulas. Para além da formação, os resultados terão de ser observados (melhoria da pontuação do índice ecológico) e estimulados a médio e longo prazo. A solução de gestão do parque automóvel pode ser utilizada para criar diferentes desafios para estimular e sustentar os resultados obtidos.

Manutenção de veículos
As provas são claras: um veículo com uma manutenção rigorosa é mais seguro do que um que não o seja. A manutenção regular do veículo pode detetar e reparar problemas antes de se tornarem incidentes graves. É por esta razão que a solução de gestão de frotas da Optimum Automotive recupera automaticamente as leituras do conta-quilómetros. Também está ligada aos planos de manutenção dos fabricantes de veículos. Isto dá ao gestor de frotas uma visibilidade perfeita e alertas sobre as datas e o conteúdo da manutenção recomendada pelo fabricante.

Envolvimento do condutor :
Como vimos no exemplo anterior, um gestor de frota automóvel não pode antecipar o que não conhece. Por conseguinte, é importante colocar o condutor no centro do processo, a fim de otimizar o impacto dos sinistros e dos danos nos veículos. Para tal, a Optimum Automotive, em parceria com a R Solution Expertises, concebeu um "módulo de gestão de sinistros e danos automóveis". O módulo está integrado na aplicação móvel Optimum Connect (disponível para os condutores) para permitir a comunicação imediata (data, hora, local, tipo de evento, fotografias do incidente, etc.) de qualquer sinistro ou dano. A informação é então automaticamente transmitida ao gestor de frota, que pode então iniciar a ação apropriada.

Através deste serviço, o condutor é igualmente convidado a efetuar regularmente um inventário completo do veículo, com fotografias. Riscos, amolgadelas... o gestor tem uma visão clara do estado geral do veículo numa base regular e pode tomar as decisões necessárias para antecipar a devolução do veículo com tranquilidade.

Em suma:
As piores surpresas são geralmente aquelas que são descobertas por acaso ou demasiado tarde.

Graças aos avanços nas ferramentas de gestão de frotas de veículos, é agora possível antecipar: a manutenção dos veículos, a formação dos condutores de risco, as reparações necessárias antes do regresso, etc.

Isto permite aos gestores de frotas reduzir o custo total da sua frota de veículos de forma significativa e sustentável.