¿Cómo evitar los costes de devolución de los vehículos de alquiler mediante una gestión optimizada de la flota?
A pesar de la evolución de los métodos de movilidad profesional, el vehículo sigue siendo uno de los principales medios de transporte para los empleados. Contratación a largo plazo (LTH) sigue siendo ampliamente adoptado por las empresas para aumentar su flota de vehículos empresariales o de servicio. Sin embargo, los costes de devolución de los vehículos al final del contrato suelen aumentar la carga que supone gestionar estas flotas.
Los costes de devolución pueden alcanzar los 2.000 a 3.000 euros por vehículo, especialmente cuando no hay visibilidad sobre el estado real de los vehículos. A menudo se ignoran los golpes, los arañazos y los rasguños, lo que deja a los gestores de flotas sorprendidos con la guardia baja cuando llega el momento de la devolución.
¿Cómo puede evitar estos gastos de devolución inesperados? Este es un enfoque de cuatro pasos para controlar los costos de administración de la flota y mantener bajos los costos de reparación.
Paso 1: Haga que los conductores tomen conciencia de la importancia de la comunicación
Los vehículos generalmente se alquilan por 36, 48 o incluso 60 meses. Durante estos períodos, no es raro observar diversas formas de daño y desgaste.
Sin embargo, con demasiada frecuencia, los conductores se olvidan, intencionadamente o no, de denunciar los daños al administrador de la flota, que entonces no sabe nada.
Por lo tanto, la primera respuesta a esta difícil pregunta está en manos de los conductores. Por lo tanto, se les debe informar de las consecuencias de esta falta de información y alentarlos a que se comuniquen más con el administrador de la flota.
¡Sí, pero no solo eso...!
Paso 2: Usa una herramienta de administración de flotas para facilitar la comunicación
También es recomendable proporcionarles una herramienta que facilite la comunicación con el administrador de la flota. Esta información clave es fundamental para anticiparse.
Esto es, por ejemplo, lo que Óptimo, el especialista europeo en vehículos conectados desde 2006, ofrece. El solución de gestión de flotas consiste en una plataforma de gestión basada en la web (SaaS) y una aplicación móvil (que proporciona una interfaz entre el administrador de la flota y los conductores).
El módulo «Gestión de quejas» desarrollado por Optimum Automotive permite a los conductores:
1 - Reportar una reclamación (ubicación, fecha, hora, circunstancias, fotos de los daños, etc.)
2 - Realice inspecciones periódicas de su vehículo:
- Frecuencia: definida por el administrador de la flota
- Notificaciones que invitan a los conductores a realizar una inspección completa de su vehículo de acuerdo con un marco predefinido.
Los conductores siguen un «escenario de reportaje fotográfico» que incluye 18 puntos de control obligatorios. El número de fotos es ilimitado:
- partes del cuerpo
- interior del vehículo
- llantas
Paso 3: Solicitar una inspección del vehículo para un análisis exhaustivo
Dependiendo del tamaño de la flota, una revisión exhaustiva de estas fotos puede requerir una importante inversión de tiempo.
Para aliviar esta carga, Óptimo cuenta con un equipo de expertos especializados en la reparación de vehículos. A continuación, analizarán detalladamente los daños identificados. Estimarán el costo de las reparaciones necesarias para mantener el vehículo en perfecto estado de funcionamiento.
Paso 4: Anticipar en lugar de sufrir: volver a la calma
Con esta valiosa información durante todo el ciclo de funcionamiento del vehículo (fotos de los daños, estimaciones de reparación), el administrador de la flota está entonces en condiciones de tomar decisiones informadas: devolución tal cual, reparaciones con o sin recurso al seguro, etc.
Cuando llegue el momento de devolver el vehículo, el administrador de la flota puede relajarse. ¡Sabe que los vehículos devueltos cumplen con el contrato de alquiler original y que no se le cobrará ningún coste de devolución!
Optimice la administración de la flota para un control total de los costos
En conclusión, las herramientas de próxima generación permiten agilizar el flujo de información entre los conductores y los administradores de flotas. Se benefician de una visibilidad perfecta del estado real de la flota de vehículos.
Además, el apoyo de expertos en automoción permite anticipar los costos de reparación a un costo menor. También elimina los costos de devolución para controlar mejor el costo total de propiedad de la flota. Más allá de los aspectos económicos, las revisiones periódicas de los vehículos también contribuyen a mantener la imagen de marca (por ejemplo, los vehículos de marca) y la marca del empleador (por ejemplo, el atractivo de las prestaciones que se ofrecen a los empleados), pero también a prevenir los riesgos de la carretera (por ejemplo, el control del desgaste de los neumáticos). Como todos saben, un vehículo en buen estado es más seguro que uno abandonado.
