Comment éviter les frais de retour des véhicules de location grâce à une gestion de flotte optimisée ?
Malgré l'évolution des modes de mobilité professionnelle, le véhicule reste l'un des principaux moyens de transport des employés. Embauche longue durée (LTH) est encore largement adopté par les entreprises pour constituer leur flotte de véhicules de fonction ou de service. Cependant, les frais de restitution des véhicules à la fin du contrat alourdissent souvent la charge de gestion de ces flottes.
Les frais de retour peuvent atteindre 2 000 à 3 000 euros par véhicule, notamment lorsqu'il n'y a aucune visibilité sur l'état réel des véhicules. Les chocs, les égratignures et les éraflures sont souvent ignorés, laissant les gestionnaires de flotte pris au dépourvu au moment du retour.
Comment éviter ces frais de retour imprévus ? Voici une approche en quatre étapes pour contrôler les coûts de gestion de la flotte et limiter les coûts de réparation.
Étape 1 : Sensibiliser les conducteurs à l'importance de la communication
Les véhicules sont généralement loués pour 36, 48 ou même 60 mois. Au cours de ces périodes, il n'est pas rare d'observer diverses formes de dommages et d'usure.
Cependant, trop souvent, les conducteurs oublient, intentionnellement ou non, de signaler les dommages au gestionnaire de flotte, qui est alors complètement dans le noir.
La première réponse à cette question épineuse est donc entre les mains des conducteurs. Il convient donc de les sensibiliser aux conséquences de ce manque d'informations et de les encourager à communiquer davantage avec le gestionnaire de flotte.
Oui, mais pas que ça... !
Étape 2 : Utiliser un outil de gestion de flotte pour faciliter la communication
Il est également conseillé de leur fournir un outil facilitant la communication avec le gestionnaire de flotte. Ces informations clés sont essentielles pour anticiper.
C'est, par exemple, ce que Optimal, le spécialiste européen des véhicules connectés depuis 2006, propose. Le solution de gestion de flotte se compose d'une plateforme de gestion basée sur le Web (SaaS) et d'une application mobile (fournissant une interface entre le gestionnaire de flotte et les conducteurs).
Le module « Gestion des réclamations » développé par Optimum Automotive permet aux conducteurs de :
1 - Déclarer une réclamation (lieu, date, heure, circonstances, photos des dégâts, etc.)
2 - Procéder à des inspections régulières de leur véhicule :
- Fréquence : définie par le gestionnaire de flotte
- Notifications invitant les conducteurs à effectuer une inspection complète de leur véhicule selon un cadre prédéfini.
Les conducteurs suivent un « scénario de reportage photo » qui comprend 18 points de contrôle obligatoires. Le nombre de photos est illimité :
- éléments de carrosserie
- intérieur du véhicule
- pneus
Étape 3 : Demandez une inspection du véhicule pour une analyse approfondie
Selon la taille de la flotte, un examen approfondi de ces photos peut nécessiter un investissement de temps important.
Pour alléger ce fardeau, Optimal fait appel à une équipe d'experts spécialisés dans la réparation de véhicules. Ils analyseront ensuite en détail les dommages identifiés. Ils estimeront le coût des réparations nécessaires pour maintenir le véhicule en parfait état de fonctionnement.
Étape 4 : Anticipez plutôt que de souffrir : un retour au calme
Fort de ces précieuses informations tout au long du cycle de fonctionnement du véhicule (photos des dégâts, devis des réparations), le gestionnaire de flotte est alors en mesure de faire des choix éclairés : restitution en l'état, réparations avec ou sans recours à une assurance, etc.
Au moment de rendre le véhicule, le responsable de la flotte peut se détendre. Il sait que les véhicules restitués sont conformes au contrat de location initial et qu'aucun frais de retour ne lui sera facturé !
Optimisez la gestion du parc de véhicules pour un contrôle total des coûts
En conclusion, les outils de nouvelle génération permettent de rationaliser le flux d'informations entre les conducteurs et les gestionnaires de flotte. Ils bénéficient d'une visibilité parfaite sur l'état réel du parc de véhicules.
De plus, le soutien d'experts automobiles permet d'anticiper les coûts de réparation à moindre coût. Il permet également d'éliminer les frais de retour pour un meilleur contrôle du TCO de la flotte. Au-delà des aspects économiques, les contrôles réguliers des véhicules contribuent également à préserver l'image de marque (par exemple, les véhicules de marque) et la marque employeur (par exemple, l'attrait des avantages proposés aux employés), mais également à prévenir les risques routiers (par exemple, le contrôle de l'usure des pneus). Comme chacun sait, un véhicule bien entretenu est plus sûr qu'un véhicule abandonné.
